Казалось бы, зачем студенту знать требования к оформлению документов? И без того много всяких правил и стандартов, которые придется изучать.
Увы, так или иначе, во время обучения вам придется столкнуться с бюрократией. Что говорить о тех, кто задумался о собственном бизнесе? Лучше, если вы изучите требования к документам заранее и научитесь применять их на практике.
На данный момент при оформлении текстовых документов используют ГОСТ 7.32 — 2001, а организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003. По последнему стандарту создают письма, протоколы, распоряжения, приказы и другие документы, которые включены в ОКУД. ГОСТ предъявляет достаточно строгие требования к оформлению документов.
Бланки для документов
Оформление документов по ГОСТу немыслимо без специальных бланков. Бланки также стандартизированы – их создают на бумаге белого цвета или светлого оттенка. Документы печатают на бумаге формата А4 или А5. Другие форматы стандартами не предусмотрены. У бланков должны быть поля: справа не менее 10 мм, а сверху, слева и снизу – 20 мм.
На бланках есть зона, отмеченная пунктиром, куда вводят реквизиты. Такие зоны могут иметь разные размеры в зависимости от типа данных.
Перечень реквизитов несложно найти в сети. В его состав входят такие элементы, как герб РФ, герб субъекта РФ, данные об организации, дате и месте составления документа, подпись, печать, различные виды отметок и идентификаторов. К оформлению реквизитов ГОСТ тоже предъявляет требования.
Требования к реквизитам
В ГОСТ 2003 требования к оформлению документов не такие уж сложные. Достаточно запомнить несколько важных деталей.
Согласно ГОСТ 2003, при оформлении документов нужно использовать гербы и печати, а также другие элементы, предусмотренные законодательством. Так, герб РФ используется в соответствии с законом «О Государственном гербе РФ». Каждый вид документа должен иметь код. Код формы можно взять из ОКУД – Общероссийского классификатора управленческой документации.
Организация должна использовать на бланке свое настоящее название, которое было закреплено в учредительных документах. Менять название компании запрещено — это один из важных реквизитов. Если организация работает в одном из субъектов РФ, где используется дополнительный язык (например, татарский), то ее название должно быть прописано на двух языках сразу. наименование организации на языке субъекта размещают под наименованием на русском (либо справа). Точно так же размещают названия филиалов и дочерних компаний – сначала в бланке указывают данные об основной компании, и только затем – о филиале.
Больше информации о составлении документов можно получить в ГОСТ Р 6.30-2003.
